Шаблоны и рабочие файлы для закупки мерча

Чем эти файлы полезны

Каждый шаблон закрывает одну фазу закупки. Бренд-бук проверяется до согласования пробного образца, RFP собирает требования к поставщикам, оценочный лист сравнивает их между собой, планировщик тиража переводит бюджет в минимальный заказ, а расчёт углеродного следа готовит данные для отчётности. Вместе они снимают повторяющуюся часть работы, которую обычно делают в таблицах вручную.

Файлы бесплатны и не требуют регистрации. Формы Excel самодостаточны: в них нет внешних ссылок на формулы, поэтому расчёт открывается и пересчитывается без дополнительных надстроек.

Шаблоны для закупки и оценки

Шаблон бренд-бука рассчитан на 50 разделов и включает логотип (основной, дополнительный, монограмму, зоны исключения и защитное поле), цветовую палитру в Pantone, RGB, CMYK и hex, типографику, фотографию, иконографику, тон коммуникации и области применения. Поля редактируемые, шаблон готов под настройку под конкретного клиента.

RFP-шаблон содержит 14 разделов и выдаётся в форматах PDF, DOCX и Excel: оценка возможностей, ценовая матрица, требования по соответствию (ISO, OEKO-TEX, REACH), рекомендации и условия. Оценочный лист поставщика содержит 85 пунктов по категориям: возможности, цена, качество, соответствие, устойчивость, логистика, коммуникация, финансовая устойчивость и рекомендации. Каждый пункт оценивается по шкале от 1 до 5, взвешенная сумма показывает, кто подходит лучше. Листом пользуются более 50 команд закупок.

Шаблон технического задания на упаковку содержит 20 разделов с примерами: габариты, варианты финишной обработки (фольга, тиснение, рельеф), печать с кодами Pantone, вкладыши, застёжка, требования по устойчивости и минимальный тираж. Шаблон спецификации приветственного комплекта описывает стандартный, премиальный и executive-вариант: состав, требования к брендингу, упаковку, способ распределения и разбивку бюджета по позициям.

С чего начать

Порядок подбора файлов зависит от того, на какой стадии находится закупка. Если бренд-бук ещё не проверен, начните с чек-листа на 30 пунктов: он ловит расхождения в логотипе, палитре и типографике до того, как макет уйдёт в печать. Если макет уже согласован, а расчёт не сходится с бюджетом, нужен планировщик тиража: он показывает, какой объём укладывается в сумму и на какой ступени скидки вы окажетесь.

Когда поставщики уже отобраны и идёт запрос предложений, нужен шаблон RFP. Он задаёт единый набор вопросов, поэтому ответы можно сравнивать в таблице, а не по ощущениям. Если поставщик один и сомнение вызывает именно он, возьмите оценочный лист на 85 пунктов: он разложен по категориям и даёт взвешенную оценку, которую можно защитить перед руководством.

Упаковку имеет смысл заказывать отдельным техническим заданием, если в заказе есть подарочная коробка или комплект для мероприятия. Для расчёта климатического следа используйте книгу Excel: её выходные данные подходят для отчётности CSRD, иначе цифру приходится пересчитывать вручную.

Все шаблоны

• Чек-лист бренд-бука: 30 пунктов проверки
• Шаблон бренд-бука: 50 разделов с полями
• Расчёт углеродного следа: книга Excel по Scope 1, 2 и 3
• Планировщик минимального тиража: книга Excel
• Техническое задание на упаковку: 20 разделов
• Шаблон RFP для закупки мерча: 14 разделов
• Оценочный лист поставщика: 85 пунктов
• Шаблон спецификации приветственного комплекта