Diğer ülkelerde:AMArmeniaGEGeorgiaRSSerbiaAEUAECYCyprus

Türkiye\'de etkinlik yöneticileri için kurumsal merch

Konferanstan şirket gezisine, fuardan lansman gecesine — her etkinlik senaryosu için hazır, hızlı ve sahnede hata vermeyen merch üretimi. e-Fatura, KDV %20 uyumlu.

Teklif İste

Etkinlik yöneticileri kim?

Kurumsal etkinlik müdürleri, etkinlik ajansı prodüksiyon yöneticileri, konferans ve zirve organizatörleri, iç iletişim etkinlik sorumluları, fuar operasyon koordinatörleri. İstanbul Kongre Merkezi, Lütfi Kırdar ICEC, Haliç Kongre, Antalya EXPO, İzmir Fuar Alanı gibi mekanlarda yılda 5-50 arasında etkinlik yöneten; 100 ila 10.000 kişilik katılımlarla çalışan profesyoneller.

5 Temel Alıcı Alt Profil

  • Kurumsal Etkinlik Direktörü: Yıllık etkinlik takvimini ve bütçeyi yönetir; e-Fatura zorunluluğu ve KDV beyanı için tedarikçi uyumunu titizlikle denetler.
  • Etkinlik Ajansı Prodüksiyon Müdürü: Müşteri adına tedarik yapar; fiyat kırma ve kısa sürede yüksek adet temin için çoklu tedarikçi portföyü tutar.
  • Konferans Organizatörü: 500-5.000 kişilik zirvelerde katılımcı seti, VIP paket ve sponsor merch koordinasyonunu üstlenir.
  • İç İletişim Etkinlik Sorumlusu: Town hall, kick-off, yıl sonu galası gibi çalışan etkinliklerinde marka kimliğini fiziksel ürünlerle somutlaştırır.
  • Fuar Stant Koordinatörü: Stant malzemesi, üniforması ve ziyaretçi hediyeleri temin eder; on-site teslimat zamanlaması en kritik kriterdir.

7 Gerçek Dünya Senaryosu

  1. İstanbul Lütfi Kırdar — 800 Kişilik Sektör Zirvesi: Katılımcı çantası (tote + defter + kalem + sticker), konuşmacı özel kutusu (50 adet premium) ve sponsor standı için 3 farklı paket; 3 hafta üretim, on-site teslim.
  2. Ankara Congresium — Kamu-Özel İşbirliği Konferansı: 1.200 katılımcı için lanyard + yaka kartı + program kitapçığı; KDV %20\'li e-Fatura ile Hazine muhasebe sistemine uygun belgeleme.
  3. İzmir Fuar Alanı — Teknoloji Fuarı Stant Kiti: 4 stant için toplam 40 hostes/host üniforması + 2.000 ziyaretçi hediye çantası; İzmir\'e 3 gün öncesinde teslim.
  4. Bursa Merinos Atatürk Kongre — Otomotiv Sektörü Yıllık Toplantısı: 600 üst düzey yöneticiye VIP welcome paketi; Bursa yerel teslimat, T-1 gün on-site stok kontrolü.
  5. Antalya Expo Center — Turizm Zirvesi: 1.500 katılımcı için eko tote bag + güneş kremi + el fanı; sezon başı (Mart) teslimat için Ocak\'ta sipariş.
  6. İstanbul Zorlu PSM — Kurumsal Gala Gecesi: 400 davetliye masa hediyesi (kişiselleştirilmiş şampanya bardağı + çikolata kutusu); masa planlama verisiyle kişiselleştirme, 48 saat kitleme.
  7. Kayseri OSB — Fabrika Açılış Töreni: 300 bayi ve misafire hard hat + şirkete özel tornavida seti + eko çanta; Anadolu\'ya 2 gün kargo.

Genişletilmiş Fiyatlandırma Tablosu (TRY, KDV %20 Hariç)

50 Adet

VIP Konuşmacı Kutusu: 2.000–5.000 TRY/ad

Katılımcı Çanta Seti: 400–800 TRY/ad
Lanyard: 50–100 TRY/ad
Stand Üniforması: 350–700 TRY/ad

KDV %20 eklenir. e-Fatura düzenlenir.

100 Adet

VIP Konuşmacı Kutusu: 1.600–4.200 TRY/ad

Katılımcı Çanta Seti: 320–650 TRY/ad
Lanyard: 40–80 TRY/ad
After-party Seti: 180–380 TRY/ad

%8–12 hacim indirimi.

250 Adet

Katılımcı Çanta Seti: 250–520 TRY/ad

Lanyard: 30–65 TRY/ad
After-party Seti: 140–300 TRY/ad
Masa Hediyesi: 200–500 TRY/ad

%15–20 hacim indirimi.

500+ Adet

Katılımcı Çanta Seti: 180–420 TRY/ad

Lanyard: 25–50 TRY/ad
After-party Seti: 110–240 TRY/ad
Toplu Fuar Paketi: özel teklif

Yıllık çerçeve sözleşme, etkinlik takvimi yönetimi.

Toplam Bütçe Aralığı: Orta ölçekli konferans (500 kişi) için toplam merch bütçesi 200.000–600.000 TRY; büyük zirve (3.000+ kişi) için 1.000.000–4.000.000 TRY.

8 Adımlı Tedarik İş Akışı

  1. T-60: Konsept ve Ürün Listesi: Etkinlik konsepti, sponsor logoları ve marka renkleri paylaşılır; ürün listesi ve kaba bütçe onaylanır.
  2. T-45: Mock-up ve Prototip Onayı: Dijital mock-up sunulur; fiziksel prototip hazırlanır; sponsor onayları tamamlanır.
  3. T-35: Üretime Giriş: Üretim başlar; sponsor logo revizyonları son kez tamamlanır; üniformalar beden listesiyle kesinleşir.
  4. T-21: Sponsor Onay Turu: Sponsorların logolu ürünler üzerindeki son onayı alınır; bütçe revizyon varsa fiyat güncellemesi yapılır.
  5. T-14: Fiziksel Prova ve Stok Kontrolü: Tüm ürünlerin fiziksel örnekleri incelenir; eksikler için ekspres tamamlama planlanır.
  6. T-7: Son Adet Onayı ve Kitleme: Katılımcı sayısı kesinleşir; kutu/çanta kitleme başlar; artı %5 yedek stok hazırlanır.
  7. T-2: On-Site Lojistik: Etkinlik mekanına sevkiyat; stant görevlisi ile teslim tutanağı imzalanır; VIP paketler ayrı kutu ile işaretlenir.
  8. T+3: Rapor ve Fatura: Dağıtım raporu hazırlanır; kalan stok depolama/bağış koordine edilir; e-Fatura GİB\'e iletilir.

e-Fatura, KDV %20 ve Organizasyon Gideri Uyumu

  • e-Fatura: Etkinlik bütçesi tek konsolide e-Fatura veya maliyet merkezi bazlı ayrıştırılmış fatura şeklinde düzenlenebilir.
  • KDV %20: Katılımcı hediye ve stant malzemeleri KDV %20; basılı materyaller KDV %10 olabilir — muhasebe biriminizle teyit ediniz.
  • SGK ve Temsil Gideri: Çalışan etkinliklerinde dağıtılan hediyeler için SGK ayni yardım limitleri geçerlidir; sınırı aşan tutarlar ücret bordrosuna yansıtılmalıdır.
  • Sponsor Giderleri: Sponsor katkılı etkinliklerde merch giderleri sponsorluk anlaşmasında ayrıca belgelenmelidir.

Türkiye Genelinde Lojistik

  • İstanbul: Kongre merkezlerine, otellere ve fuarlara on-site teslim koordinasyonu; aynı gün kurye mümkün.
  • Ankara: Congresium, ATO Congresium ve Ankara Hilton\'a kapsamlı geçmişe sahip teslimat.
  • İzmir: İzmir Fuar Alanı ve Swissôtel gibi kongre mekanlarına etkinlik öncesi tam stok teslim.
  • Bursa: Merinos Atatürk Kongre Merkezi ve büyük otellere etkinlik öncesi teslim.
  • Antalya: Sezon (Nisan–Ekim) için Expo Center, Regnum ve büyük resort kongre salonlarına teslim.
  • Kayseri, Konya, Adana: OSB fabrika açılışları ve bölgesel kongreler için 2-3 gün öncesinden depolama.

3 Mini Vaka Çalışması

Vaka 1 — İstanbul 2.500 Kişilik Teknoloji Konferansı

10 sponsor logosu taşıyan katılımcı çantası seti (tote + defter + kalem + lanyard): 2.500 adet, 18 iş günü üretim, Lütfi Kırdar\'a T-2 teslim. Sponsor logo onay döngüsü 3 turda tamamlandı; e-Fatura 10 farklı sponsor için maliyet dağılımıyla ayrıştırıldı.

Vaka 2 — Ankara 600 Kişilik Kurumsal Gala

Masa hediyesi (kişiselleştirilmiş plaket + çikolata + şarap): 600 adet, masa planlama verisiyle kişiselleştirme, 4 gün kitleme. Kamu kurumu için KDV %20\'li e-Fatura zorunluydu; Sayıştay denetiminde sorunsuz geçti.

Vaka 3 — İzmir 1.800 Kişilik Sektör Fuarı

Stant kiti (40 hostes üniforması + 1.800 tote bag + 1.800 lanyard) — 14 iş günü üretim; İzmir Fuar Alanı\'na T-3 teslim. Teslimat sırasında beden hatası sıfırdı; e-Fatura ile ajans müşteriye toplu fatura kesti.

Sıkça Sorulan Sorular (Etkinlik Yöneticileri)

Etkinlik günü son dakika ek sipariş verilebilir mi?

%10-15\'e kadar ek adet T-7\'den önce kabul edilir; T-3\'ten sonraki artışlar için hazır stok değerlendirmesi yapılır ve ekspres teslimat planlanır.

On-site stant teslimatı için özel koordinasyon geliyor mu?

Evet. Büyük etkinliklerde (500+ kişi) bir operasyon sorumlusu teslimat günü mekanda hazır bulunur; teslim tutanağı imzalanır.

Birden fazla sponsor logosu olan ürünler üretilebilir mi?

Evet. 10\'a kadar sponsor logosu tek ürüne uygulanabilir; önce logo yerleşim planı onaylanır, üretim sonra başlar.

e-Fatura birden fazla maliyet merkezine bölünebilir mi?

Evet. Her sponsor veya departman için ayrı e-Fatura ya da tek faturada maliyet dağılım tablosu sunulabilir.

Sürdürülebilir etkinlik (zero-waste) için eko merch seçenekleri var mı?

Organik pamuk, rPET (geri dönüştürülmüş), bambu ve biyobozunur ambalaj seçenekleri mevcuttur; GRS/FSC sertifikaları sunulabilir.

Etkinlik iptal olursa ne olur?

Üretim başlamadan önce siparişler ücretsiz iptal edilebilir. Üretim sonrası iptallerde üretim maliyetinin %50-70\'i talep edilir; sözleşmede force majeure maddesi açıkça tanımlanır.

VIP misafirler için kişiselleştirilmiş masa hediyesi yapılıyor mu?

Evet. Her misafire özel isim ve unvan baskısı mümkündür; masa düzeni verisiyle kitleme yapılır.

Uluslararası etkinliklere (yurt dışı fuar) kargo yapılıyor mu?

Evet. Gümrük beyannamesi ve ATA Karnesi ile uluslararası fuar nakliyesi koordine edilir; partner kargo firmaları kullanılır.

Etkinlik fotoğrafçısıyla ürün fotoğrafı çekimi organize edebilir misiniz?

Ürün fotoğraf paketi talep üzerine sağlanır; etkinlik sonrası sosyal medya içeriği için kullanılabilecek yüksek çözünürlüklü görseller teslim edilir.

Ajans müşterim için ayrı fatura kesilmesi mümkün mü?

Evet. Ajans üzerinden alım yapılıyorsa ajans adına fatura, müşteriye pass-through fatura veya direkt müşteri adına fatura seçenekleri mevcuttur.

Ürünlerin gümrük kapsamında geçici ithal edilmesi gerekiyor mu?

Türkiye\'de üretilen ürünler için gümrük sorunu yoktur. Yurt dışından ithal baskı malzemesi kullanılacaksa gümrük işlemleri tarafımızca koordine edilir.

Nakliye hasarı durumunda sorumluluk kime ait?

Teslimata kadar her türlü hasar tedarikçi sorumluluğundadır; sigortalı kargo tercih edilmesi ve hasarlı teslimatta kurye firmaya tutanak tutulması önerilir.

İlgili hedef kitleler

Etkinliğinizi konuşalım

Tarih, katılımcı sayısı ve mekan bilgisini paylaşın — size özel merch planı hazırlayalım

Diğer hedef kitleler

Diğer ülkelerde kurumsal merch