Kurumsal etkinlik merchı
İstanbul Kongre Merkezi, Lütfi Kırdar ve Haliç Kongre Merkezi\'nde düzenlenen kurumsal gala, zirve ve yıllık toplantılar için markalı katılımcı seti — KDV dahil e-Fatura ile.
Paydaşlar
Kurumsal etkinlik merch projesinde beş temel paydaş yer alır:
- Etkinlik Direktörü / Prodüksiyon Müdürü: Tüm lojistik ve tedarik zincirinden sorumlu; son onay yetkisi kendisindedir.
- Marka / Pazarlama Müdürü: Kurumsal kimlik uyumunu (renk, font, logo koruma alanı) denetler; tasarım dosyalarını sağlar.
- Satın Alma / Tedarik Uzmanı: Teklif karşılaştırması, sözleşme ve e-Fatura süreçlerini yönetir; KDV %20 dahil bütçe onayını alır.
- Finans / Muhasebe Sorumlusu: Ödeme planını, temsil gideri kaydını (GVK Madde 40/1) ve e-Fatura arşivini takip eder.
- Saha Koordinatörü: Etkinlik günü malzemelerin yerine yerleştirilmesini, stok kontrolünü ve kalan ürünlerin depolanmasını organize eder.
Hafta hafta proje takvimi (10 hafta)
| Hafta | Görev | Sorumlu |
|---|---|---|
| H-10 | Katılımcı sayısı tahmini, bütçe çerçevesi onayı, VIP listesi oluşturma | Etkinlik Direktörü, Finans |
| H-9 | Tedarikçi RFQ gönderimi, en az 3 teklif toplanması, marka brief hazırlığı | Satın Alma, Marka |
| H-8 | Teklif değerlendirme, tedarikçi seçimi, sözleşme imzası, %30 ön ödeme e-Faturası | Satın Alma, Finans |
| H-7 | Tasarım dosyaları (AI/PDF) teslimi, renk profili (CMYK/Pantone) onayı | Marka Müdürü |
| H-6 | Dijital proof onayı, baskı numunesi (gerekirse fiziksel) teyidi | Marka, Etkinlik Direktörü |
| H-5 / H-4 | Seri üretim başlangıcı; kota takibi, iplik/malzeme giriş kalite kontrolü | Tedarikçi + Satın Alma |
| H-3 | Üretim kalite kontrolü, eksik/hatalı parça yeniden sipariş penceresi | Saha Koordinatörü |
| H-2 | Paketleme tamamlanması, adres etiketleme, kargo rezervasyonu | Tedarikçi, Saha Koordinatörü |
| H-1 | Mekâna teslimat, sayım, kurulum, VIP masaları özel yerleştirme | Saha Koordinatörü |
| Etkinlik + H+1 | Kalan stok teslim alımı, son e-Fatura ve bakiye ödeme, tedarikçi değerlendirme formu | Finans, Etkinlik Direktörü |
Bütçe kademeleri — KDV %20 dahil
Standart Katılımcı Seti
216–504 TRY / kişi
KDV hariç 180–420 TRY · Min. 100 adet
Keten çanta, kordon, broşür
10–14 iş günü
Premium Katılımcı Paketi
600–1.200 TRY / kişi
KDV hariç 500–1.000 TRY · Min. 50 adet
Kraft kutu, tişört, defter, kalem, termos
12–16 iş günü
VIP Masa Hediyesi
1.140–2.880 TRY / kişi
KDV hariç 950–2.400 TRY · Min. 20 adet
Deri cüzdan, metal kalem, porselen kupa, çikolata
14–18 iş günü
Sahne + Dekor + Ekip Kıyafeti
15.000–48.000 TRY / etkinlik
Roll-up, backdrop, hostes polo, yaka iğnesi
Tek etkinlik paketi · 7–12 iş günü
Tüm faturalar GİB onaylı e-Fatura formatında kesilir. Temsil gideri olarak GVK Madde 40/1 kapsamında muhasebeleştirilebilir.
Riskler ve hafifletme yöntemleri
- Geç tasarım onayı: Marka brief\'i H-9\'da kilitleyin; onay döngüsü için 48 saatlik SLA belirleyin.
- Katılımcı sayısı değişikliği: Üretim başlamadan önce %15 tampon stok planlayın; katılımcı sayısı düşerse kalan ürünler bir sonraki etkinliğe aktarılabilir.
- Kargo gecikmesi: Şehirlerarası sevkiyatı etkinlikten 3 iş günü önce tamamlayın; acil durum için İstanbul içi ekspres kargo alternatifi hazır tutun.
- Baskı rengi uyumsuzluğu: Pantone referans rengi sözleşmeye yazın; fiziksel numune onayını üretimden önce alın.
- Tedarikçi kapasitesi: Ekim-Aralık konferans sezonu için kapasiteyi Ağustos sonunda rezerve edin.
- e-Fatura kesim süresi: GİB\'e kayıtlı tedarikçi olduğunu teyit edin; sözleşmede 7 gün içinde e-Fatura kesmesi şartını belirtin.
- Gümrük / yurt dışı malzeme: İthal hammadde içeren ürünlerde ek 5-10 iş günü tampon ekleyin.
- Hava/lojistik aksaklıklar (Doğu Anadolu): Kayseri, Erzurum, Van gibi şehirlere kargo için +1 gün emniyet süresi hesaplayın.
Mini vaka çalışmaları
İstanbul — Enerji Holding Yıllık Zirvesi
600 katılımcılı Lütfi Kırdar zirvesi için keten çanta, porselen kupa ve metal kalem seti; VIP 60 kişiye deri cüzdan + el yapımı çikolata kombine paketi hazırlandı. H-8\'de sözleşme imzalandı, etkinlik 3 iş günü öncesinde mekâna teslim edildi. Toplam bütçe: ~290.000 TRY (KDV dahil). Temsil gideri olarak kurumun vergi beyannamesine yansıtıldı.
Ankara — Kamu Bankası Stratejik Plan Toplantısı
180 yönetici için Congresium\'da düzenlenen 2 günlük stratejik planlama toplantısında A5 sert kapak defter, kalem ve USB bellek seti hazırlandı. Kamu alım mevzuatı kapsamında 3 teklif alındı; GİB e-Fatura ve KİK uyumlu sevk irsaliyesi ile teslimat sağlandı. Birim maliyet: 480 TRY (KDV hariç).
İzmir — Teknoloji Şirketi Müşteri Günü
400 kişilik yıllık müşteri günü için kraft welcome kutusu içinde tişört, termos, defter ve özel marka kartı paketlendi. Üretim süresi dahil 18 iş gününde teslim edildi; İzmir Fuar Alanı\'na yüklü kargo aracıyla gönderildi. Etkinlik sonrası kalan 28 kit depolara iade edilmeyip bir sonraki bölge müdürlüğü toplantısına aktarıldı.
Tedarikçi seçim kriterleri
- GİB e-Fatura kaydı: Tedarikçinin GİB portalında aktif e-Fatura mükellefiyeti olması zorunludur.
- Minimum sipariş esnekliği: Hem 20\'li VIP hem 500\'lü standart partileri karşılayabilmeli.
- Pantone renk uyumu: En az 85% renk isabeti garantisi; fiziksel numune sunabilmesi.
- Üretim kapasitesi: 8 haftada 1.000\'den fazla kiti tamamlayabilecek atölye kapasitesi.
- Paketleme hizmeti: Ürünleri hazır kutularda toplayıp etiketleyebilmesi; atölye içi paketleme tercih edilir.
- Referanslar: En az 3 büyük kurumsal etkinlik referansı; iletişim bilgileri doğrulanabilir olmalı.
- Sigorta & hasar protokolü: Nakliye sigortası, hasar bildirim süreci ve yenileme politikası yazılı olmalı.
- Dijital proof sistemi: Online onay platformu veya PDF proof; geri dönüş süresi ≤24 saat.
- Sürdürülebilirlik belgeleri: FSC, OEKO-TEX veya GRS sertifikası talep eden müşteriler için belge temin edebilmesi.
- İptal/değişiklik koşulları: Üretim başlamadan önce %100 iade, üretimde iken kayıp minimizasyon prosedürü.
e-Fatura, KDV ve uyum
Kurumsal etkinlik merch harcamaları Gelir Vergisi Kanunu Madde 40/1 kapsamında temsil ve ağırlama gideri olarak kaydedilebilir. Fatura KDV %20 ile kesilmeli ve GİB\'e kayıtlı e-Fatura formatında olmalıdır. VUK 509 tebliğine göre yıllık cirosu 3 milyon TRY\'yi aşan tüm firmalar e-Fatura kullanmak zorundadır. KDV indirim hakkı için tedarikçi adına düzenlenen e-Fatura, kurumun KDV beyannamesinde indirim konusu yapılabilir. Kamu kurumlarına yapılan teslimatlar için ayrıca sevk irsaliyesi ve muayene kabul tutanağı düzenlenmelidir.
Türkiye\'de lojistik kapsama
- İstanbul: Ümraniye atölyesinden İstanbul içi 1-2 iş günü; Lütfi Kırdar, Haliç Kongre, Zorlu PSM gibi mekânlara doğrudan teslimat.
- Ankara: 2 iş günü; Congresium, Bilkent Otel, Sheraton Ankara Conference Center\'a koordineli teslimat.
- İzmir: 2 iş günü; İzmir Fuar Alanı, Swissôtel İzmir, Hilton İzmir\'e sevkiyat.
- Bursa: 2 iş günü; Merinos Atatürk Kongre ve Kültür Merkezi başta.
- Antalya: 2-3 iş günü; turizm sezonu dışında da aktif güzergah.
- Kayseri / Konya / Adana: 3 iş günü; Anadolu şehirlerine OSB lojistik merkezleri üzerinden erişim.
- Yurt dışı (Kuzey Kıbrıs, Almanya, Hollanda): DHL / UPS ile 5-7 iş günü; gümrük ve HS kodu danışmanlığı dahil.
Sık Sorulan Sorular
Minimum sipariş adedi nedir?
Standart katılımcı setlerinde minimum 50 adet, VIP masa hediyelerinde minimum 20 adet üretim yapılmaktadır. Daha küçük siparişler için hazır stok ürün kataloğumuzdan seçim yapabilirsiniz.
Ekim-Aralık sezon yoğunluğu teslim sürelerini etkiler mi?
Evet. Konferans sezonu (Ekim-Aralık) üretim kapasitesini sıkıştırır. Bu dönemde siparişlerinizi etkinlikten en az 3 hafta önce vermenizi öneririz; aksi hâlde acil üretim ücreti uygulanabilir.
Pantone renk uyumunu nasıl garanti ediyorsunuz?
Sözleşmede Pantone referans kodu belirtilir. Seri üretime geçmeden önce fiziksel numune gönderilir. Onaylı numuneden sapma durumunda yeniden üretim tarafımızca karşılanır.
e-Fatura kesebiliyor musunuz?
Evet. GİB e-Fatura mükellefiyiz. Sipariş onayı sonrası %30 ön ödeme için proforma fatura, teslimat sonrası bakiye için resmi e-Fatura kesilir. KDV %20 ayrıca gösterilir.
VIP ve standart setleri aynı siparişte verebilir miyim?
Evet. Tek sipariş numarasıyla birden fazla ürün grubu yönetilebilir. Her grup için ayrı proof onayı alınır; tek e-Fatura veya kalem bazlı e-Fatura tercihe göre düzenlenir.
Kargo hasar sigortası var mı?
Tüm sevkiyatlar navlun sigortası kapsamındadır. Hasarlı teslimat durumunda 5 iş günü içinde yenileme üretimi başlatılır ve ekspres kargo ile gönderilir.
Tasarım dosyasını biz mi hazırlamalıyız?
Kurumsal kimlik dosyanızı (AI, PDF veya EPS) bize iletmeniz yeterli. Baskıya hazır hâle getirme (preflight, bleed ekleme, renk profili dönüşümü) tarafımızca yapılır; küçük tasarım revizyonları için ek ücret alınmaz.
Etkinlik iptal edilirse ne olur?
Üretim başlamadan önce siparişin tamamı iade edilir. Üretim başladıktan sonra tamamlanan parça oranında ücretlendirme yapılır; hazır ürünler 90 güne kadar depoda tutulabilir.
FSC veya OEKO-TEX sertifikalı ürün isteyebilir miyim?
Evet. Kraft ambalajlarda FSC, tekstil ürünlerinde OEKO-TEX Standard 100 sertifikalı malzeme kullanımı mümkündür. Sertifika kopyaları fatura ekinde sunulur.
Etkinlik mekânına direkt teslimat yapıyor musunuz?
Evet. Lütfi Kırdar, Haliç Kongre Merkezi, Zorlu PSM, Congresium Ankara ve İzmir Fuar Alanı gibi mekânlara koordineli teslimat yapabiliyoruz. Mekân yönetimi ile kargo takibini siz adınıza yürütebiliriz.
Kaç tedarikçi teklifi almanız gerekiyor?
Kamu alımlarında KİK yönetmeliği gereği minimum 3 teklif zorunludur. Özel sektör alımlarında bu sayı şirket iç politikasına bağlıdır; ancak kalite ve fiyat karşılaştırması için 3 teklif almak iyi uygulamadır.
Ürünlerde şirket logosunun yanı sıra etkinlik teması baskısı yapılabilir mi?
Evet. Kurumsal logo + etkinlik adı/tarihi/teması kombine baskı yaygın bir taleptir. Aynı parçada iki farklı baskı tekniği (örn. nakış + serigrafi) uygulandığında birim maliyet %8-12 artabilir.
Temsil gideri olarak muhasebeleştirebilir miyim?
Evet. GVK Madde 40/1 kapsamında kurumsal etkinlikte dağıtılan ürünler temsil ve ağırlama gideri sayılır. e-Fatura ve gider pusulası birlikte muhasebeye sunulmalıdır. Muhasebeci onayı için ürün içeriğini gösteren irsaliye eklenmelidir.
Etkinliğiniz için teklif
Katılımcı sayısını, tarihi ve mekânı yazın — uygun paketi sunalım.