Konferans hediye paketi
Uluslararası zirveler, teknoloji konferansları ve sektör kongreleri için hazırlanmış; içerikle pratik kullanım arasında denge kuran swag paketleri — KDV %20 dahil e-Fatura ile.
Paydaşlar
- Konferans Direktörü / Program Komitesi Başkanı: Swag bütçesini onaylar, katılımcı profilini ve hedeflerini tanımlar.
- Pazarlama / Marka Yöneticisi: Kurumsal kimlik uyumunu denetler; sponsor logo entegrasyonunu koordine eder.
- Satın Alma Uzmanı: Tedarikçi tekliflerini karşılaştırır, sözleşme imzalar, e-Fatura akışını yönetir.
- Lojistik / Saha Koordinatörü: Ürünlerin mekâna zamanında ulaşmasını, kayıt masasında dağıtımı ve artık stokun depoya iadesini yönetir.
- Sponsor İlişkileri Yöneticisi: Ana/altın/bronz sponsor logolarının hangi ürünlere basılacağını belirler; sponsor onaylarını alır.
Hafta hafta proje takvimi (10 hafta)
| Hafta | Görev | Sorumlu |
|---|---|---|
| H-10 | Katılımcı sayısı tahmini (kayıt sistemi verileri), swag bütçesi onayı, ürün kategorileri kararı | Konferans Direktörü, Finans |
| H-9 | Sponsor logoları ve marka dosyaları toplama; tedarikçi RFQ gönderimi | Sponsor İlişkileri, Satın Alma |
| H-8 | Teklif değerlendirme, tedarikçi seçimi, sözleşme ve %30 ön ödeme e-Fatura | Satın Alma, Finans |
| H-7 | Tüm logo dosyaları (AI/PDF) teslimi; çoklu logo yerleşim planı onayı | Pazarlama, Sponsor İlişkileri |
| H-6 | Dijital proof onayı; sponsor logosu son onay turu; kayıt sayısı güncellemesi | Pazarlama, Konferans Direktörü |
| H-5 / H-4 | Seri üretim; çanta + teknoloji ürünleri + tekstil eş zamanlı üretim takibi | Tedarikçi, Satın Alma |
| H-3 | Kalite kontrolü; eksik parça yeniden sipariş penceresi; paket içeriği listesi hazırlama | Lojistik Koordinatör |
| H-2 | Paketleme tamamlanması; konferans mekânına sevkiyat planı; kargo rezervasyonu | Tedarikçi, Lojistik Koordinatör |
| H-1 | Mekâna teslimat, kayıt masası düzenlemesi, yedek stok ayrımı | Lojistik Koordinatör |
| Konferans + H+1 | Kalan stok sayımı, tedarikçi değerlendirmesi, bakiye e-Fatura ve ödeme | Satın Alma, Finans |
Bütçe kademeleri — KDV %20 dahil
Temel Katılımcı Seti
744–1.020 TRY / kişi
KDV hariç 620–850 TRY · Min. 100 adet
Defter, kalem, kordon, program
8–12 iş günü
Standart Swag Paketi
1.200–2.220 TRY / kişi
KDV hariç 1.000–1.850 TRY · Min. 100 adet
Sırt çantası veya tote, powerbank, defter, kalem
10–14 iş günü
Premium Teknoloji Seti
2.400–4.200 TRY / kişi
KDV hariç 2.000–3.500 TRY · Min. 50 adet
RPET çanta, powerbank, keçe kılıf, metal kalem
12–16 iş günü
VIP / Konuşmacı Paketi
3.600–7.200 TRY / kişi
KDV hariç 3.000–6.000 TRY · Min. 20 adet
Premium kutu, akıllı aksesuar, anı ürünü
14–18 iş günü
Faturalar GİB e-Fatura formatında kesilir. Temsil gideri olarak GVK Madde 40/1 kapsamında muhasebeleştirilebilir.
Riskler ve hafifletme yöntemleri
- Geç sponsor logoları: Sponsor onay takvimini H-8\'de kilitleyin; son teslim tarihini sözleşmeye yazın. Geciken sponsor logosu, o sponsoru ürüne koyamayacağı anlamına gelir.
- Kayıt sayısı değişkenliği: Son kayıt verilerine göre %10 artı tampon üretim planlayın; fazla stok bir sonraki etkinliğe aktarılabilir.
- Teknoloji ürünü temin sorunu: Powerbank için yedek tedarikçi belirleyin; 6-8 hafta önceden sipariş açın.
- Çoklu logo baskı hatası: Fiziksel numune onayı tüm sponsor logoları dahil alınmalı; dijital proof yeterli değil.
- Kargo gecikmesi: Konferans mekânına etkinlikten 3 gün önce teslimat yapın; acil durum için İstanbul içi ekspres kargo altyapısı hazır tutun.
- Sürdürülebilirlik baskısı: Plastik azalt mesajını desteklemek için RPET çanta ve geri dönüştürülebilir ambalaj kullanın.
- Dağıtım kaosunu önleme: Kayıt masasında paket başına QR kod ile teslim defteri tutun; VIP paketleri önceden ayrıştırın.
Mini vaka çalışmaları
İstanbul Kongre Merkezi — Uluslararası Yazılım Konferansı
600 katılımcılı konferansta laptop sırt çantası + powerbank + spiral defter seti hazırlandı; tüm içerik konferansın kurumsal bordo rengine göre üretildi. 3 sponsor logosu çantanın yan cebine serigrafi baskıyla eklendi. Toplam bütçe: ~520.000 TRY (KDV dahil). e-Fatura ile GİB\'e raporlandı.
Antalya — Uluslararası Pharma Kongresi
400 delegeli akademik kongrede sadelik ön planda: keçe laptop kılıfı, kordon-badge ve bloknot seti tercih edildi. Kamu üniversite katılımcıları için KİK uyumlu 3 teklif alındı; GİB e-Fatura ile ödeme yapıldı. Birim maliyet: 680 TRY (KDV hariç).
Ankara — Teknoloji Girişimi Yıllık Summit
350 katılımcı için RPET tote çanta, kablosuz şarj pedi ve not defteri kombinesinden oluşan sürdürülebilirlik odaklı paket hazırlandı. FSC sertifikalı ambalaj kullanıldı. Toplam maliyet: 298.000 TRY. Konuşmacı 30 kişiye ise premium ahşap kutulu özel set gönderildi.
Tedarikçi seçim kriterleri
- Çoklu logo yönetimi: Aynı ürün üzerinde birden fazla sponsor logosunu doğru oranlarda yerleştirebilmesi.
- Geniş ürün gamı: Tekstil, teknoloji, kırtasiye ve ambalajı tek tedarikçiden sunabilmesi; koordinasyon süresi kısalır.
- Hız ve kapasite: 500+ paketin 10 iş gününde teslimi için atölye kapasitesi.
- RPET / sürdürülebilir malzeme: RPET çanta, FSC ambalaj ve OEKO-TEX tekstil stok listesinde olmalı.
- e-Fatura uyumu: GİB kayıtlı; sponsor paylaşımlı fatura düzenleyebilmesi.
- Referans konferanslar: En az 3 büyük konferans referansı; katılımcı sayısı belgelenmiş.
- Paketleme servisi: Ürünleri setler hâlinde paketleyip etiketleyebilmesi; atölye içi paketleme.
- Sigorta ve hasar protokolü: Nakliye sigortası ve yenileme politikası yazılı olmalı.
- Teknoloji ürünü kalitesi: Powerbank CE sertifikası; USB-C PD uyumu; garanti belgesi.
- Prova ve onay süreci: Online proof sistemi; 24 saat içinde dijital geri dönüş.
Sık Sorulan Sorular
Birden fazla sponsor logosu aynı ürüne basılabilir mi?
Evet. Ana sponsor (büyük/ön), destek sponsorları (küçük/arka veya yan) şeklinde logo hiyerarşisi planlanır. Her ek logo için dizayn revizyonu yapılır; üretim süresi logo başına +1 gün uzayabilir.
Katılımcı sayısı değişirse ne olur?
%10 tampon üretim planlanması önerilir. Fazla ürünler depolanabilir veya bir sonraki etkinliğe aktarılabilir. Son kayıt verisi H-3\'te kesinleştiğinde nihai üretim adedi teyit edilir.
Powerbank\'in CE sertifikası var mı?
Evet. Tedarik ettiğimiz tüm powerbank\'lar CE, RoHS ve FCC sertifikalıdır. Sertifika kopyaları talep üzerine sunulur. USB-C PD 18W hızlı şarj destekli modeller mevcuttur.
RPET çanta nedir?
RPET (Recycled PET), geri dönüştürülmüş plastik şişelerden üretilmiş kumaştır. Standart polyester ile aynı dayanıklılığa sahip olmakla birlikte çevresel ayak izini %50\'ye kadar düşürür. Konferans sürdürülebilirlik raporlarında referans gösterilebilir.
e-Fatura kesebiliyor musunuz?
Evet. GİB e-Fatura mükellefiyiz. Sipariş onayında %30 ön ödeme için proforma fatura, teslimat sonrası bakiye için resmi e-Fatura kesilir. KDV %20 ayrıca gösterilir.
Konferans mekânına direkt teslimat yapıyor musunuz?
Evet. İstanbul Kongre Merkezi, Congresium Ankara, İzmir Fuar Alanı, Antalya Expo Center ve benzeri mekânlara koordineli teslimat yapıyoruz. Mekân yönetimi ile önceden iletişim kurmanızı öneririz.
Minimum sipariş adedi nedir?
Temel setlerde 100 adet, VIP/konuşmacı paketlerinde 20 adet minimum sipariş uygulanmaktadır. Daha küçük siparişler için hazır stok alternatifleri sunabiliriz.
Nisan-Mayıs ve Ekim-Kasım yoğun sezonda teslim süresi uzar mı?
Yoğun konferans sezonlarında kapasite dolabilir. Bu dönemlerde sipariş vermenizi etkinlikten en az 4 hafta önce öneririz. Acil üretim talebi ek ücret gerektirebilir.
Akademik kongrelerde kamu alım mevzuatı geçerli mi?
Kamu üniversitesi veya devlet kurumunun düzenlediği konferanslarda KİK yönetmeliği kapsamında ihale usulü geçerli olabilir. Bu durumda minimum 3 teklif alınması ve muayene kabul tutanağı düzenlenmesi gerekir.
Kalan stokla ne yapılır?
Artık swag ürünleri depoda 60 güne kadar ücretsiz tutulabilir. Uzun süreli depolama için aylık küçük bir ücret uygulanır. Ürünler bir sonraki kurumsal etkinliğe veya welcome kit\'e eklenerek değerlendirilebilir.
Geri dönüştürülebilir ambalaj kullanılabilir mi?
Evet. FSC sertifikalı kraft kutu, karton bölme ve geri dönüştürülebilir kağıt dolgu standart seçeneklerimizdir. Plastik torba yerine doğal biyobozunur alternatifler de sunulabilir.
Swag ürünleri konuşmacılara önceden gönderilebilir mi?
Evet. Konuşmacı paketleri etkinlikten 1-2 hafta önce bireysel olarak kargolanabilir. Kişisel not kartı ve özel teşekkür mesajı dahil edilebilir.
Konferansınız için teklif
Katılımcı sayısını, tarihi ve mekânı yazın — uygun paketi sunalım.